Документальное оформление движения основных средств

В бухгалтерской терминологии есть одно малопонятное для неспециалистов понятие. Речь идёт о таком термине, как движение основных средств. Учёт за этим лежит на бухгалтерии предприятия.

Для чего нужен учёт передвижения основных средств?

Бухгалтерский учёт за основными средствами используется для этих целей:

• Обеспечение контроля над существующими в организации основными средствами, их фактическим наличием и сохранностью;
• Своевременное документирование любых действий с необоротными средствами, такими как ремонт, усовершенствование, сервисное обслуживание и так далее;
• Постоянный контроль над износом объектов, отображение этого в бухгалтерских отчётах;
• Принятие решения о необходимости капитальных ремонтов, составление смет с учётом фактического износа основных средств и контроль над исполнением смет при производстве ремонтов;
• Контроль над рациональным использованием необоротных фондов (зданий, машин, оборудования и так далее), выявление ненужных (или избыточных) средств с целью их дальнейшей продажи, сдачи в аренду, консервации;
• Документирование процессов реализации объектов с целью их списания и дальнейшего учёта появившихся материальных ресурсов.

Естественно, что выполнение всех этих задач возможно только при регулярном и тщательном документальном оформлении любого движения необоротных средств.

Учёт движения объектов основных фондов

В 2003 году Госкомстат ввёл в обращение новые формы, позволяющие вести учёт и контроль над любыми действиями с необоротными активами. Эти формы обязательны для использования в организациях и на предприятиях любых видов собственности, любых размеров и занимающихся любым видом хозяйственной деятельности.

Унификация данного вида отчётности выгодна, как самим предприятиям (поскольку бухгалтерам не требуется каждый раз переучиваться на составление другой документации), так и государственным контролирующим органам (поскольку вся учётная и отчётная документация имеет один вид и форму).

Документирование поступления на учёт основных фондов и выбытия с него

Основной формой для принятия на учёт необоротных активов и выбытия с такого учёта являются акты приёмки-передачи.

Существуют три вида актов:

• ОС-1 используется для любых объектов, исключая здания и сооружения;
• ОС-1А используется для зданий и сооружений;
• ОС-1Б используется для групп объектов, исключая здания и сооружения.

Каждый из таких актов состоит из трёх частей.

1. Первая часть заполняется компанией, передающей основное средство.
2. Вторая – компанией, принимающей это основное средство.
3. Третья часть содержит краткое описание объекта, включая его технические показатели.

Помимо этого в акте указываются сведения о зарегистрированном праве собственности.

Документирование перемещения основных фондов в самом предприятии

Под внутренним перемещением понимается любые движения объектов из цеха в цех, на склад или со склада. Основной формой учёта является ОС-2. Данная накладная выписывается работником, отвечающим за сдачу объекта. К числу основных сведений накладной относятся: данные о принимающей и сдающей стороне, причина перемещения, показатели объекта и его номер по инвентарной описи.

Накладная выписывается в трёх экземплярах: по одному принимающей и сдающей стороне и в бухгалтерию.

Учёт наличия и перемещения объектов

Фактическое наличие и движение объектов учитывается в специальных бухгалтерских карточках:

• ОС-6 – учитывает объекты основных фондов;
• ОС-6А – учитывает группы однотипных объектов;
• ОС-6Б – учитывает объекты основных средств для малых предприятий.

Вся информация в формах должна быть засвидетельствована соответствующими документами. К числу основной информации относятся: данные об объекте, даты его приёмки, ремонтов, списания, полная и остаточная стоимость, затраты на ремонты.

Учёт ремонта объектов необоротных средств

Для документирования ремонтных работ, любых работ по усовершенствованию используются акты формы ОС-3. Они составляется в единичном экземпляре, если ремонтные работы выполняет сторонняя фирма – в двух.

В форме ОС-3 отображается реальное состояние необоротных средств перед ремонтом, срок фактической службы, инвентаризационная стоимость, стоимость ремонтных работ (по подписанному договору и фактическая).

На акте должны быть подписи передающей стороны и представителей ремонтной службы.

Документирование списания объектов необоротных фондов

Для списания применяются специальные акты:

• ОС-4 – для снятия с учёта необоротных средств (кроме транспорта);
• ОС-4А – для снятия с бухгалтерского учёта любых видов транспорта;
• ОС-4Б – для снятия с учёта однотипных групп объектов (не используется для списания транспорта).

Оформляются два экземпляра акта. Один передаётся в бухгалтерию, на основании второго происходит сдача металлолома и других материальных ценностей, оставшихся после списания.

При списании транспорта в бухгалтерию также отдаётся справка ГИБДД о снятии транспорта с учёта.

Учёт и оформление оборудования

Для этого используются три формы актов:

• ОС-14 – для приёма оборудования на склад;
• ОС-15 – для передачи оборудования со склада на площадку для его монтажа;
• ОС-16 – о выявленных в ходе монтажных, наладочных или испытательных работ недостатках.

Данные акты служат основанием для внесения оборудования в основные фонды по актам ОС-1.

Использование всех форм первичного бухгалтерского учёта регламентировано соответствующим Постановлением Госкомстата. В нём в частности оговорена недопустимость внесения изменений в реквизиты, содержащиеся в бланках, и в то же время допускается возможность изменения самих бланков форм.