В отношениях продавца и покупателя важное место занимает такой документ, как гарантийные обязательства об оплате товара. Составляет его покупатель, свидетельствуя этим свои твёрдые намерения приобрести товар (или услугу) и оплатить его. Гарантийное письмо характерно в отношениях между юрлицами, то есть организациями, когда одна из них выступает в роли продавца или поставщика услуг, а вторая – покупателя.

В большинстве случаев гарантия является ответным документом на претензию со стороны продавца (или поставщика услуг) на неосуществление оплаты товара или задержку в этой оплате.

Смысл гарантийного письма следующий. Покупатель обещает обязательно оплатить товар и указывает конкретную дату этой оплаты. Имея на руках подобный документ, продавец получает уверенность в том, что за поставленный, но ещё не оплаченный, товар он гарантированно получит деньги.

Естественно, что получив подобное письмо от покупателя, продавец вовсе не обязан осуществлять поставку без предварительной полной или частичной оплаты. Но наличие такого документа свидетельствует о серьёзности намерений контрагента довести сделку по покупке товара до конца.

При решении любых проблем с оплатой с использованием суда гарантийное письмо будет дополнительным, и достаточно весомым, аргументом в пользу позиции продавца. 

Таким образом, основными целями, которые преследуются составлением гарантийного письма, являются:

  • для покупателя – возможность получить товар или услугу без предварительной его оплаты;
  • для продавца – гарантии того, что поставленный без предоплаты товар, будет оплачен в оговорённые сроки; кроме этого, для продавца наличие гарантийного письма является существенным усилением позиции в судебных разбирательствах по поводу отсутствия (или задержки) оплаты за товары или услуги.

При составлении гарантийного письма следует учитывать тот факт, что это официальный документ. То есть, должна быть выдержана установленная форма и стиль написания. Недопустимыми являются оскорбления, нецензурная лексика и так далее.

Общими правилами, которыми следует руководствоваться при написании гарантийного письма, являются:

1. Для оформления документа рекомендуется использовать фирменный бланк организации. Если организация не имеет собственных бланков для официальных документов допустимо оформление и на простом листе формата А4.

2. Являясь официальным документом, письмо должно иметь исходящий номер для канцелярии компании-покупателя. То есть, во внутреннем документообороте оформление письма и его отправка контрагенту должны иметь своё подтверждение.


Обратите внимание! Информация из данной статьи может быть не полной, по причине частого изменения законодательства. Кроме того, конкретно ваша ситуация возможно требует, более детального изучения. Поэтому советуем проконсультироваться с нашими специалистами по телефонам: в Москве +7 (499) 938-44-32, в Санкт-Петербурге: +7 (812) 467-34-03, По всей России 8 (800) 511-81-26 - это бесплатно, анонимно и профессионально!

3. В шапке документа должно содержаться полное название компании и данные её руководителя или лица, имеющего полномочия на составление подобных официальных бумаг.

4. Обязательно наличие названия документа, то есть должна присутствовать фраза «гарантийное письмо». Это, в случае необходимости, позволит правильно классифицировать его и использовать по предназначению.

5. Стандартным началом основного текста является следующее – «гарантируем оплату…». Далее прописывается количество товара, сроки его поставки и обязательно сроки и порядок оплаты. Если предполагаются платежи несколькими частями, то необходимо указать размеры этих платежей и точные даты их внесения.

6. Кроме того, что покупатель гарантирует оплату поставленного товара, в документе необходимо предусмотреть ту ответственность, которую он будет нести в случае невыполнения своих обязательств. В большинстве случаев ответственность имеет материальное выражение – штрафы, пени и так далее.

7. Непременным атрибутом гарантийного письма является подпись руководителя организации-покупателя (или лица, имеющего право подписи подобных документов). Письмо заверяется печатью компании.

8. Составляется два идентичных друг другу экземпляра письма – один из них передаётся продавцу, второй остаётся у покупателя.

Способов доставки письма адресату несколько и покупатель вправе сам решать, каким именно способом он воспользуется:

  • заказное письмо с уведомлением о получении отправления адресатом;
  • использование услуг курьерских компаний;
  • личная передача из рук в руки;
  • передача электронного варианта письма (например, по электронной почте) с последующим вручением адресату бумажного варианта.

Помимо исходящего номера на каждом экземпляре письма должна быть и отметка продавца о получении документа. В качестве отметки может стоять, например, номер входящей корреспонденции или просто роспись уполномоченного лица.

Как видно из перечисленных правил составления гарантийного письма, ничего сложного в его написании нет. Тем не менее, юридический портал bukva-zakona.com предлагает для применения образец этого документа.

Любой желающий может либо просто ознакомиться с представленным образцом гарантийного письма и по его подобию самостоятельно оформить аналогичный документ, либо взять представленный шаблон за основу и, внеся необходимые изменения и дополнения, написать письмо с гарантиями оплаты.